PDF檔案，即可攜式文件格式，能在不同裝置與系統上保持原始排版與內容。對台灣企業、政府機關及學校而言，PDF提供穩定的跨平台檔案、可進行簽章與表單填寫、以及長期保存的資料。台灣政府推動資料標準化，許多公務文件採用PDF/A等長期存檔格式，確保日後檢索與留存。選用PDF，就是把版本風險降到最低，讓資訊流通更安全高效。